Description de la salle

 

Capacité

Utilisation

Animation

Un spectacle peut accueillir 700 personnes assises ou 999 debout y compris les organisateurs.

du 1er octobre au 31 mars : du dimanche soir au vendredi soir : 24h

Oui

Une soirée ou réunion provoquant des mouvements de foule tels que bals, expositions, kermesses... peut accueillir 500 personnes y compris les organisateurs.

Le samedi : 2 h
( dimanche matin)

La limite de fermeture de la salle est fixée à 4h30

 

Du 1er avril au 30 septembre : 24h

Toute heure après 4h30 sera facturée 240 €


RÈGLEMENT DE LA SALLE DES FÊTES MUNICIPALE

Tel : 03.83.51.80.03
Place de Paris

PRÉAMBULE

L’occupation et l’utilisation de la salle des fêtes municipale sont soumises aux dispositions réglementaires , objet des articles suivants :

L’utilisateur reçoit deux exemplaires du présent règlement (dont un est à retourner signé au service des Relations Publiques) et s’engage par écrit sur le formulaire de demande de location, à en respecter toutes les conditions. Les décisions individuelles d’utilisation de cette salle relèvent exclusivement de la compétence du Maire en tant qu’administrateur des propriétés communales.

ARTICLE 1 : RÉSERVATION

Les conditions de location de la salle des fêtes sont fixées chaque année par le Conseil Municipal.

Les dates et les horaires d’utilisation sont réglés en fonction d’un calendrier arrêté par le service des Relations Publiques.

La redevance d’occupation varie en fonction de la catégorie des manifestations ( A, B ou C) :

A : 1re manifestation organisée par des associations vandopériennes déclarées, à caractères social, sportif et culturel B : Manifestations telles que : conférences,expositions, congrès, kermesses, spectacles, concerts, galas....organisés par des sociétés de Vandoeuvre ou 2 ème manifestation organisée dans l’année par des associations vandopériennes à caractères social, sportif et culturel. C : Soirées dansantes organisées par des sociétés de Vandoeuvre ou 3e manifestation et plus, organisée dans l’année par des associations vandopériennes à caractères social, sportif et culturel. Les demandes de location doivent obligatoirement être formulées dès réception du dossier par l’organisme sur un imprimé fourni par les services municipaux .

La réservation est effective dès réception de l’imprimé de demande de location, de l’acompte de 50% (voir article 7), de l’imprimé visé par les services de police ( voir article 5), de l’attestation d’assurance en cours de validité (voir article 9 ) et des demandes d’ouverture de buvette et (éventuellement) de prolongation de soirée.

ARTICLE 2 : PÉRIODE D’UTILISATION

Toute manifestation se prolongeant au delà de 1 heure du matin doit faire l’objet d’une demande en Mairie ou en Préfecture (voir imprimé ci-joint).

TOUTE MANIFESTATION DEVRA CESSER IMPÉRATIVEMENT A 3 HEURES ; EN TENANT COMPTE DU TEMPS DE RANGEMENT, LA LIMITE DE FERMETURE DE LA SALLE EST FIXÉE A 4H30 ; TOUTE HEURE APRÈS 4H30 SERA FACTURÉE 240 €.

ARTICLE 3 : OBLIGATIONS DE L’UTILISATEUR

  • Disposer des nappes sur les tables mises à disposition

  • Utiliser les installations sans aucune modification

  • Respecter la loi sur les droits d’auteurs et sur les conditions d’ouverture des buvettes

  • Régler les frais de réparation relatifs aux dommages causés dans la salle et ses annexes.

  • Respecter toutes consignes particulières qui seraient données par le représentant de la ville, désigné à cet effet

  • Ranger les verres dans les casiers réservés à cet effet

  • Rassembler dans les containers mis à disposition tous les déchets de la soirée (interdiction d’introduire les containers dans la salle proprement dite)

  • Procéder à la reconnaissance contradictoire des lieux avant et après la manifestation

  • Interdire l’utilisation des issues de secours, sauf en cas de péril

  • Interdiction formelle de neutraliser tout dispositif de sécurité en place dans la salle ou ses annexes et notamment de masquer les éclairages de sécurité ou de balisage des issues de secours.

  • Interdire par mesure de sécurité le stationnement de véhicules dans la descente et sur la placette située face à l’entrée de la salle des fêtes

  • Interdire l’accès de la salle et de ses dépendances aux animaux

  • Interdire de se servir de matériel ou mobilier qui n’aurait pas été agréé par la ville

  • Prendre toutes mesures pour que les participants n’utilisent que la salle et les annexes mises à disposition des organisateurs par la ville

  • Interdire l’usage des confettis,des fumigènes, des bougies

  • Respecter les consignes de sécurité et de police et interdire tout ce qui est prohibé par les lois et règlements

  • Prendre toutes initiatives et dispositions nécessaires pour éviter et supprimer éventuellement les troubles ou désordres qui pourraient se produire à l’intérieur ou aux abords de la salle des fêtes

  • Interdire de fumer dans la salle (permis dans le hall)

  • Il appartient aux organisateurs de s’assurer la collaboration des services de police

  • La présence d’un service de sécurité professionnel est obligatoire (contrat à présenter au représentant de la ville) du début de la manifestation jusqu’à la fermeture des portes.

  • Lors de la mise à disposition des locaux, l’occupant s’engage à vérifier qu’ils sont en bon état et conformes à l’inventaire ci-joint ; dans le cas contraire, il est tenu de le signaler dans un délai de deux heures ; passé ce délai, les éventuelles dégradations constatées après la manifestation seront facturées.

ARTICLE 4 : RESPONSABILITE

La ville ne pourra, pour quelque motif et quelque cause que ce soit, être tenue pour responsable des accidents de toute nature, vols ou dommages dont pourraient être victimes les organisateurs, participants et utilisateurs pendant les périodes de location, d’aménagement et remise en place (salles, accès...).

Avec la demande de location, l’organisateur est tenu de produire une attestation d’assurance en cours de validité lui délivrant couverture pour tous ses risques d’organisateur, conformément à la législation en vigueur avec extension, notamment , aux risques recours, dégâts des eaux, responsabilité contractuelle, vol des biens confiés par la ville, bris de glaces, cette énumération n’étant pas limitative (imprimé ci-joint à retourner dûment rempli par votre assureur).

L’organisme ayant loué la salle en est responsable.

Un spectacle peut accueillir 700 personnes assises ou 999 debout y compris les organisateurs.

Une soirée ou réunion provoquant des mouvements de foule tels que bals, expositions, kermesses ...... peut accueillir 500 personnes y compris les organisateurs.

Par mesure de sécurité toute décoration est interdite.

ARTICLE 5 : PRIX DE LOCATION

Pour l’utilisation de la salle des fêtes, la ville perçoit des redevances et taxes accessoires suivant un barème fixé par le Conseil Municipal.

L’organisateur verse à la signature de la demande de location par tout moyen légal de paiement, un acompte représentant 50% de la location de la salle nue (sauf pour les administrations publiques).

Cet acompte ne sera pas remboursé en cas d’annulation.

Le solde de la facture sera établi à l’issue de la manifestation et devra être réglé directement en mairie (service des Relations Publiques).

Les règlements par chèque de l’acompte et du solde de la facture devront être libellés à ordre du Trésor Public.

Les redevances comportent les prestations suivantes :

  • L’équipement de la salle normalement aménagée (chaises et tables)

  • Le nettoyage normal

  • L’éclairage, le chauffage et la climatisation

  • L’assistance technique (avec supplément)

  • L’utilisation de la sonorisation de la salle ou branchement d’une sonorisation extérieure (avec supplément)

  • L’utilisation du bar équipé et du vestiaire (avec supplément), de l’office et des loges

  • L’utilisation de verres (avec supplément)

ARTICLE 6 : DISPOSITIONS TECHNIQUES

L’assistance technique est décidée par la ville en fonction de la nature de la manifestation.

Avant chaque manifestation, le responsable de l’association, société.... doit prendre contact avec le technicien.

A la fin de la manifestation , le responsable doit rester jusqu’à la fermeture des portes.

Il appartient aux organisateurs et à leur charge de demander les services de sécurité (Sapeurs-Pompiers, Police,surveillance), de prévoir le personnel de caisse, de vestiaire, de contrôle, de manutention de matériel utilisé.

Sonorisation :

La salle dispose de deux micros sur pied, d’un micro HF, d’une platine CD, d’une platine cassette

Éclairage scénique :

  • 1 jeu d’orgues à raccordement DMX

  • 72 circuits 3KW

  • 2 découpes 1 KW (munis de porte-filtres)

  • 24 Par 64 1 KW (munis de porte-filtres)

  • 16 PC 1 KW

  • 6 projecteurs à miroirs asymétriques 1 KW

Le technicien de la salle pourra fournir un plan de feux fixes de la salle aux organisateurs qui souhaiteraient déplacer les projecteurs. Les organisateurs seront tenus de les remettre en place conformément au plan fourni. Armoire de puissance sur scène : L’armoire est équipée de :

  • 2 prises type P17 à interrupteur 3x63 A

  • 2 prises type P17 à interrupteur 3x32 A

Ces 4 prises sont protégées séparément par des disjoncteurs différentiels 30 mA

Un office et une partie laverie sont à votre disposition ; ils comprennent : un élément de cuisson, un frigidaire, un congélateur, une armoire chauffante, deux meubles de rangement, une table à roulettes, un lave verres, une machine à laver la vaisselle, un chariot mobile, un porte sacs poubelle.

L’office et la laverie ne peuvent être utilisés que par un traiteur lequel ne pourra se servir que des appareils existants (interdiction d’adjoindre d’autres appareils , pas de gaz, pas de flamme).

Ils doivent être rendus dans le même état de propreté que celui trouvé lors de la mise à disposition (DANS LE CAS CONTRAIRE, LE NETTOYAGE SERA FACTURE 90 €)

Des loges donnant accès directement à la scène peuvent être utilisées ; elles doivent être rendues dans le même état de propreté que celui trouvé lors de la mise à disposition.

ARTICLE 7 : DISPOSITIONS DIVERSES

Le Maire, et par délégation, l’Adjoint au Maire désigné par ce dernier, sont seuls compétents pour régler tous les détails non précisés au présent règlement.

L’organisme est tenu de consentir à la Municipalité , 6 places réservées gratuites. Les 6 réservations seront signées par l’Adjoint au Maire délégué.

ARTICLE 8 : DÉCHÉANCE

En cas de non respect du règlement par les locataires, la ville se réserve le droit de ne plus louer la salle des fêtes.


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